Znalezienie równowagi pomiędzy pracą, rodziną, czasem wolnym, a obowiązkami stało się nie lada wyzwaniem współczesności. W wielu branżach, również i tej kreatywnej, tradycyjny model pracy uległ modyfikacjom i zmianom. Nowa „normalność” wymusiła adaptację innych warunków aktywności zawodowej i zmianę perspektywy. W jaki sposób znaleźć synergię w obu strefach i zachować spokój?

Dla pewnej części rynku, pracującej w sektorze związanym z kulturą, technologią, łącząca działalność artystyczną z przedsiębiorczością - work-life balance jest elementem stałym każdego dnia. Już dotychczas wykonywali swoje zlecenia czy projekty z różnych miejsc i stron świata, z pracowni czy swoich domów i wdrożyli ją do swojego workflow. Innym zaś z tego obszaru, sytuacja związana szczególnie z COVID-19, obróciła funkcjonowanie i pracę o 180 stopni. Musieli od nowa zorganizować jej tryb, wypracować własne rytuały, przygotować przestrzeń, wykształcić nowe zasady i procedury. Praca, szczególnie z domu wymaga bowiem jeszcze większej uważności i umiejętności planowania niż dotychczas. Bardzo łatwo tutaj o utratę kontroli czy zaburzenie wewnętrznej równowagi. Warto pokusić się o wyrobienie w sobie dobrych nawyków, pomagających utrzymać higienę pracy, zarówno tą fizyczną jak i psychiczną.

Kalendarz Twoim kompasem

Konsekwentne rozplanowywanie tygodnia pracy i uporządkowanie działań pomoże w organizacji i utrzymaniu kontroli nad tym, co aktualnie robimy. W branży kreatywnej z pewnością większości z was zdarzyło się przekroczyć czas w poszukiwaniu inspiracji, robieniu wnikliwego researchu czy przedłużające się spotkania, nieprowadzące do żadnych merytorycznych wniosków.

Zróbmy zatem harmonogram pracy w taki sposób, by na każdą czynność rezerwować określoną ilość czasu. Twórzmy check listy każdego dnia i odhaczajmy to wszystko, co zostało zrealizowane. Oczywiście, nie zawsze się to uda, wymaga to od nas konsekwencji i egzekwowania poszczególnych etapów, ale może też przynieść poczucie zadowolenia oraz dodatkowe korzyści – nadplanowy czas na własne przyjemności czy chwile spędzone z rodziną. Nawet jeśli jesteśmy typem kreatora bez planu, trzymającego się zasady „jakoś to będzie”, podejmijmy taką próbę – może okazać się ona strzałem w dziesiątkę i pozwoli jeszcze lepiej zarządzać naszą przestrzenią pracy.

Świetnie sprawdzają się w tym przypadku kalendarze czy planery, zarówno te konwencjonalne, fizyczne, jak i funkcjonujące w sieci organizery - kalendarz Google, Evernote, Sticky Notes czy EssentialPIM, które służą do planowania czasu pracy, spotkań, zarządzania pocztą czy zadaniami. Chodzi o wizualnie jasny podział zadań w trakcie dnia, tygodnia czy miesiąca.        

Innymi rozwiązaniami komunikacyjnymi, wpływającymi na workflow, służącymi kategoryzowaniu zadań – szczególnie, gdy pracujemy w zespole, są narzędzia takie jak Trello, Meister Task czy Google Suite. Pozwalają zapewnić płynność działań, wiedzę na temat etapu danego projektu dla wszystkich jego członków, dostępnych materiałach czy obłożenie zadaniami danej osoby. Takie wypracowane procedury i nawyki, wprowadzane małymi krokami z pewnością pomogą zachować higienę pracy.

Zorganizuj przestrzeń do pracy

Praca w uporządkowanej i przemyślanej przestrzeni z wyraźnym podziałem na miejsce do pracy i odpoczynku jest niezwykle ważna. Zasada Feng shui wykorzystywana w urządzaniu wnętrz mówi o wyraźnym oddzieleniu przestrzeni wypoczynku (energii Yin) od przestrzeni pracy zawodowej (Yang). I bez względu na to czy wierzymy w aranżowanie w zgodzie z harmonią czy też nie, niewątpliwie taki układ wpływa na nasze dobre samopoczucie, kreatywność czy sprzyjające warunki do skupienia.

Nie zawsze uda się tak przearanżować przestrzeń, by uzyskać wyraźny podział, ale można zadbać o wydzielenie małego miejsca do pracy - jeśli jest to możliwe, osobne pomieszczenie lub oddzielenie biurka od łóżka kotarą czy parawanem, koniecznie dostęp do dziennego światła (np. widok drzew za oknem).

Wiele szczegółów ma wpływ na czy efektywnie pracujemy. Jednych rozprasza mnogość przedmiotów na biurku i nie mogą się skupić, inni zaś bez nagromadzonych rzeczy wokół siebie nie potrafią zebrać myśli.

I tutaj ponownie wrócę do feng shui, która bardzo wyraźnie dzieli przestrzeń biurka, na prawą z brzegu – związana z kreatywnością (tutaj powinno umieszczać się elementy do pisania i papier), lewą górną część – strefa bogactwa (roślina lub wartościowy przedmiot), górna środkowa – strefa kariery (elementy motywujące do pracy), lewy dolny róg – strefa wiedzy (pomoce naukowe), prawy dolny róg – strefa kontaktu (telefon), środkowa część powinna zostać pusta. Istotne jest również ustawienie biurka, kolorystyka wnętrza czy wybór przedmiotów jakimi się otaczamy.

Praca w ciszy i skupieniu czy z głośną muzyką w tle, zmiana ubrania z piżamy na wygodny ubiór dzienny - każdy ma w tym aspekcie swoje rytuały. Dobry przepływ energii, harmonię czy równowagę można osiągnąć prostymi sposobami. Czasami zwykle odseparowanie stref relaksu od biura wystarczy, by nie przekroczyć cienkiej granicy przeplatającej obowiązki z przyjemnościami.

„Weź się rusz”. Aktywność fizyczna

Ruch i aktywność fizyczna jest niezbędna do zachowania odpowiedniej higieny pracy i tak bardzo pożądanej równowagi życiowej. Na podstawie raportu dotyczącego aktywności fizycznej Polaków - przeprowadzonego przez Multisport Index 2019 wynika, że tylko 64% Polaków deklaruje uprawianie sportu, czyli średnio co trzecia osoba w ogóle się nie rusza.

Natomiast minimalne dawki osób dorosłych według Światowej Organizacji Zdrowia (WHO) zakładają 150 minut umiarkowanego lub 75 minut intensywnego wysiłku fizycznego na tydzień. Statystyki z roku na rok zmieniają się na plus, ale ośmiogodzinny czas pracy, mała ilość ruchu wpływa na zaburzenia koncentracji, podzielność uwagi, przetwarzanie informacji czy trudności w pogodzeniu obowiązków zawodowych z rodzinnymi.

Często zwykłe „przewietrzenie głowy”, krótki spacer, trening, ćwiczenia rozciągające, wpływają na lepsze samopoczucie, zwiększają ilość endorfin, wzmagają kreatywność.

Ponadto sport ma niebagatelny wpływ na naszą psychikę, może być idealną receptą na walkę ze stresem czy zaburzeniami snu. Aby nie doprowadzić do wypalenia zawodowego i frustracji, powinno się nauczyć rozładowywać nadmiar emocji.

Dla każdego forma wyciszenia się może być inna - dla jednych joga czy masaż akupresurowy na macie i oczyszczenie umysłu w sposób umiarkowany, inni wybiorą bardziej dynamiczne zajęcia - boks czy bieganie Znalezienie odpowiedniej formy aktywności fizycznej, dopasowanej do naszego tryby pracy, osobowości czy rytmu dnia oraz wpisanie jej na stałe w kalendarz, z pewnością zwiększy poczucie wewnętrznego spokoju, zachowanie balansu i równowagi.

Samodyscyplina, you are welcome!

Wyznaczenie sobie ram pracy, znalezienie momentów w ciągu dnia, w których jesteśmy najbardziej efektywni, trzymanie się deadline’ów, wcześniejsze planowanie – i tu zatrzymam się chwilę dłużej. Planowanie zarówno uwzględniające zapas czasu na nieprzewidziane sytuacje, jak i określenie sobie celów i nadawanie im priorytetów, jest znaczące. Ich konsekwentna realizacja pozwala mieć kontrolę nad tym, co aktualnie robimy, ale także w sytuacjach podbramkowych znaleźć przestrzeń na niespodziewane wydarzenia czy błędy. Ważne by w całym procesie planowania,  nie robić wszystkiego od razu i trzymać się ustalonego porządku.

Nie da się być skupionym przez osiem godzin dziennie, być produktywnym i mieć niekończące się pokłady koncepcji czy pomysłów. Branża kreatywna jest o tyle specyficzna, że często najlepsze rozwiązania nie przychodzą w momentach, kiedy ich intensywnie poszukujemy, wręcz dzieje się to na odwrót. Dlatego wypracowanie odpowiednich nawyków i rytuałów oraz znalezienie swojego systemu pracy pozwoli zachować pewną regularność działań.

U niektórych praca od - do i stałe ramy czasowe zwyczajnie się nie sprawdzają – szczególnie pracując jako freelancerzy czy mając własną działalność. Zlecenia pojawiają się w różnym odstępie czasu, trzeba załatwić sprawy niezwiązane z samym projektowaniem (np. księgowa), dojdą niespodziewane poprawki, zepsuje się sprzęt, wpadnie dodatkowe spotkanie. Sytuacje, które potrafią zaburzyć nawet misternie zaplanowany dzień.

Mimo to można wprowadzić drobne elementy samodyscypliny (starać się z nią powoli „zaprzyjaźnić” i polubić) i konsekwentnie je egzekwować. Nieznaczne zmiany wprowadzane małymi krokami nie zaburzą naszych dotychczasowych rytuałów, a być może pozwolą osiągnąć równowagę, której potrzebujemy. Polecam dwa miejsca w sieci, które związane są z planowaniem i organizacją czasu, może zainspirują Was do niewielkich zmian w waszym codziennym workflow, a może wywołają rewolucję:

• Blog Pani swojego czasu
• Blog i książkę Jacka Kłosińskiego

Małe grzeszki – przyjemności ponad obowiązki

„Kreatywność jest osadem po bezczynności. Nuda jest ważna i niedoceniana. Niedobrze, że niesie ze sobą negatywne konotacje.” – mówi Przemek Dębowski w książce Agaty Napiórskiej pt. Jak oni pracują.

Nie można wypełniać każdej przestrzeni ośmiogodzinnego trybu pracy samymi obowiązkami. Trzeba nauczyć się znajdować w nim czas na relaks i małe rytuały. Pozwolić sobie na nudę. Czasami obniżyć oczekiwania wobec siebie - nie każdy projekt musi być sukcesem. Znaleźć czas na zjedzenie pysznego śniadania czy wypicie filiżanki aromatycznej kawy. Buszowanie w poszukiwaniu perełek modowych na internecie czy przeczytanie interesującego artykułu.

Wyjście na spacer z psem albo medytacja. Małe radości, które są odskocznią od codziennych obowiązków sprawiają, że podchodzimy do pracy z dystansem, większą dozą zaangażowania czy zapału. Można też podzielić pracę na czas, w którym jesteśmy skupieni, wyłączamy telefon i inne komunikatory (jeśli nas rozpraszają i możemy sobie na to pozwolić), odcinamy się od świata, po czym następuję czas na małą nagrodę. Takie balansowanie pomiędzy etapami praca -nagroda, robienie nawet krótkich przerw, może wyzwolić w nas większe pokłady kreatywności i zapału.

Work-life balance – dla jednych powszednie zjawisko, dla innych zupełna nowość, z którą trzeba się zmierzyć, zaakceptować i wdrożyć w życie, by zachować równowagę między pracą, a odpoczynkiem. Dziś oba te światy, bardzo się ze sobą mieszają i trzeba konsekwentnie pilnować ich podziału. Może macie swoje sposoby na utrzymanie higieny pracy na co dzień? Które z nich najlepiej sprawdzają się u Was?