Wojtek Wawrzak to prawnik, który od lat pracuje wyłącznie z branżą kreatywną. Zna projektantów, ilustratorów, studia i freelancerów nie z teorii, ale z praktyki — z realnych sporów, źle skonstruowanych umów, niedomówień i sytuacji, które można było przewidzieć, gdyby ktoś wcześniej przeczytał dokument „tak naprawdę”.

Prowadzi kancelarię wyspecjalizowaną w prawie autorskim i umowach dla twórców, a jego porady są jednymi z najbardziej pragmatycznych i zrozumiałych w naszej branży.

Z Wojtkiem rozmawiamy dziś o tym, jakie zapisy w umowach najczęściej wpędzają projektantów w kłopoty — od AI, przez pola eksploatacji, po ramowe zasady współpracy. O tym, czego większość osób nie negocjuje, bo nawet nie wie, że można. I o tym, jakie proste zmiany realnie zwiększają bezpieczeństwo pracy.

Jakie zapisy w umowie najczęściej mieszczą się na projektantach, a oni nawet nie wiedzą, że powinni je negocjować?

Pierwsza rzecz to zapisy dotyczące AI. W umowach pojawiają się coraz częściej i zwykle traktuje się je jak neutralny dodatek, coś, co „po prostu tam jest”. A to właśnie tam kryje się dziś duże ryzyko. Z jednej strony klient zastrzega sobie prawo do używania gotowych prac w narzędziach AI, w tym do trenowania modeli. W praktyce pozwala mu to zautomatyzować estetykę projektanta i w przyszłości zastąpić go modelem. Projektanci często tego nie dostrzegają, bo umowa wygląda „standardowo”, ale to właśnie ten standard warto negocjować jako pierwszy.

Z drugiej strony pojawia się zakaz korzystania z AI po stronie projektanta. Problem w tym, że we współczesnym procesie pracy trudno całkowicie z tego zrezygnować. Presety, wtyczki, automatyczny retusz czy funkcje wspomagające są oparte na AI i realnie trudno w ogóle z nich nie korzystać, bo zwiększa nam to koszty pracy. Dlatego taki zapis trzeba porządnie doprecyzować.

Drugą kwestią są pola eksploatacji. Temat stary, ale wciąż aktualny. Projektanci zakładają, że „tak się pisze umowy”, więc oddają pełnię praw bez zastanowienia. A potem okazuje się, że przy grafice na Instagramie klient dostaje w pakiecie telewizję, outdoor, radio i wszystko, co można sobie wyobrazić. W efekcie projektant oddaje dużo więcej, niż powinien, bez jakiejkolwiek dopłaty. Zawsze podkreślam, że pola eksploatacji powinny odpowiadać faktycznemu użyciu. Jeśli klient chce wpisać je szerzej - niech uzasadni dlaczego. W większości przypadków sam widzi wtedy, że nie ma do tego podstaw.

A co w przypadku gdy nie mamy takiego zapisu? Czy są przepisy, które nas przed tym bronią jako autorów?

Jeżeli w umowie nie doprecyzujemy kwestii uczenia modeli, prawo samo z siebie nas przed tym nie chroni. Nie ma żadnego automatycznego przepisu, który powie klientowi „tego nie wolno”. Jeśli ma szerokie pola eksploatacji, może próbować podciągać trenowanie modeli pod zakres nabytych praw. Dlatego właśnie ten zapis trzeba regulować umownie, bo bez tego wchodzimy w interpretacje, a to zawsze działa na naszą niekorzyść.

Jest jeszcze jedna rzecz, o której często mówię projektantom. Samo podniesienie tematu AI w rozmowie o umowie jest dobrym momentem, żeby uświadomić klienta, że to w ogóle jest obszar ryzyka. Wielu klientów nie robi tego z premedytacją, tylko dlatego, że brzmi to jak „nowoczesna funkcja” i nie widzą konsekwencji. A kiedy prosisz o doprecyzowanie zapisu, otwiera się rozmowa, w której można jasno powiedzieć, że trenowanie modeli cudzą pracą jest nieakceptowalne. Bardzo często już samo to rozmowę zamyka i klient rezygnuje z tak szerokich uprawnień.

Mówisz o polach eksploatacji, ale dla projektantów one często są czarną magią. Akceptujemy je bo zapisy prawne są trudne do zrozumienia. Czy możemy opisać pola eksploatacji „po ludzku” i mieć wiążącą umowę?

Możemy opisywać pola eksploatacji po ludzku i taka umowa będzie w pełni wiążąca. Prawo nie wymaga używania ustawowego słownika, wymaga tylko tego, żeby było jasne, na co dokładnie wyrażasz zgodę. Jeśli zamiast „utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką” wpiszemy „klient może drukować projekt jako plakat w nakładzie do 10 000 egzemplarzy”, to to jest pełnoprawne pole eksploatacji. I moim zdaniem znacznie bezpieczniejsze, bo od razu wiemy, o czym mówimy.

Wiem, że część prawników będzie się upierać przy wersji ustawowej. Dla nich to jest bardziej eleganckie i zgodne z doktryną. Tyle że z mojego doświadczenia wynika coś odwrotnego. Te katalogi są zwykle tak szerokie i tak oderwane od dzisiejszych realiów projektu, że obie strony tak naprawdę nie wiedzą, co ostatecznie ustaliły. To nie sprzyja ani bezpieczeństwu, ani transparentności.

Dlatego uważam, że dużo lepiej jest opisać pola eksploatacji tak, jak one funkcjonują w życiu. Co, gdzie, w jakiej formie i po co będzie używane. Taki zapis jest jednoznaczny, zrozumiały i trudny do naciągnięcia. W praktyce daje lepszą ochronę niż język ustawy, który projektant często akceptuje tylko dlatego, że brzmi poważnie.

Czyli sugerujesz żebyśmy nie bali się tak umów i jak coś nam nie pasuje, to negocjowali?

Tak. Zdecydowanie tak. Umowa nie jest żadnym magicznym pergaminem, którego nie wolno dotknąć. To po prostu spisane zasady współpracy, nic więcej. Jeśli coś Ci nie pasuje, to absolutnie masz prawo to negocjować – i nie ma w tym nic niestosownego.

Bardzo często widzę, że projektanci mają opór przed nanoszeniem uwag do umowy klienta. Jakby to było niegrzeczne albo „zbyt odważne”. A prawda jest taka, że druga strona zwykle nawet tego nie zauważa w negatywnym sensie. Dla klienta to sygnał, że pracujesz profesjonalnie, czytasz dokumenty i dbasz o bezpieczeństwo swojej pracy. I to jest dokładnie ta postawa, której w relacjach B2B się oczekuje.

Umowa będzie działała tylko wtedy, kiedy obie strony ją rozumieją i akceptują. Jeśli podpisujesz coś, co budzi Twoje wątpliwości, to ta umowa nie zabezpiecza ani Ciebie, ani klienta. Negocjowanie nie jest konfliktem, tylko normalnym etapem ustalania zasad gry. I w praktyce większość rzeczy da się ustawić tak, żeby wszystkim było wygodnie.

A co w sytuacji umów ramowych, na stałe współpracę. Czy uważasz, że powinniśmy w takiej umowie wpisać wszystkie terminy, zasady itp? Myślę, że klient, szczególnie mały, mógłby się wystraszyć kilkunasto stronicowej umowy?

W umowach ramowych kluczem jest rozsądek. Nie chodzi o to, żeby tworzyć dokument na kilkanaście stron, bo wtedy naprawdę możesz przestraszyć klienta – zwłaszcza mniejszego, który nie ma swojego prawnika i widząc taką cegłę, zaczyna się zastanawiać, czy to w ogóle jest współpraca dla niego.

Umowa ramowa ma regulować ramy, a nie każdy szczegół. Czyli: jak pracujemy, jak się rozliczamy, co dzieje się z prawami autorskimi, jak zgłaszamy poprawki, jak rozwiązujemy współpracę. Całą resztę można doprecyzowywać w pojedynczych zamówieniach, mailowo albo w prostych załącznikach.

W praktyce to jest najwygodniejszy model. Masz dokument, który jest jasny, da się go przeczytać bez bólu głowy i który daje poczucie bezpieczeństwa. A jednocześnie nie trzeba za każdym razem negocjować wszystkiego od nowa, bo fundament współpracy już jest.

Umowa ramowa ma być „sufitem i podłogą” – wyznaczać granice, ale nie ograniczać ruchu. Ma dawać przewidywalność, ale nie komplikować prostych spraw. Jeżeli pojawia się pokusa, żeby dopisywać kolejne rzeczy „na wszelki wypadek”, to zwykle sygnał, że te elementy powinny trafić do pojedynczego zamówienia, a nie do głównej umowy.

A gdzie ustalać resztę zasad? Wspomniałeś o zamówieniach, ale czy możemy ograniczyć się do maila?

Możemy ustalać resztę zasad mailowo. To jest zupełnie akceptowalne i w stałych współpracach najwygodniejsze. Dobrze tylko, żeby umowa ramowa wyraźnie mówiła, że ustalenia mailowe są dla stron wiążące – wtedy nie musimy tworzyć żadnych dodatkowych załączników ani formalnych dokumentów. Mail staje się po prostu potwierdzeniem: co robimy, do kiedy, za ile, ile jest poprawek.

Często słyszę obawę, że to „za mało formalne”. I tu muszę powiedzieć jasno: prawo nie wymaga jednej, świętej formy umowy. To nie jest tak, że istnieje jakiś „jedyny właściwy” język ustawowy, którym trzeba się posługiwać. Umowa może być nawet ustna – tylko problem z ustną polega na tym, że później bardzo trudno ją udowodnić, więc po prostu jest mniej praktyczna.

Dlatego mail jest złotym środkiem. Wystarczająco formalny, żeby działał jak dowód, i wystarczająco lekki, aby nie zabijać współpracy toną papierów. W mojej praktyce to jest model, który najlepiej się sprawdza: umowa ramowa reguluje zasady, a każdy projekt doprecyzowujemy szybko i sprawnie w mailu.

A co z prawami majątkowymi? Czy one nie wymagają formy pisemnej? 

Tak, przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej. Tego nie przeskoczymy, bo wynika to wprost z ustawy. Ale dodam od razu coś, o czym projektanci często zapominają – to jest przede wszystkim obowiązek po stronie klienta, bo to jemu zależy na nabyciu praw. To nie projektant powinien się martwić, że „nie ma podpisu”, tylko klient, który chce mieć pełnię uprawnień.

Przeniesienie praw można załatwić na kilka sposobów. Najprościej potraktować je jako podpisany aneks do umowy albo jako element samej umowy ramowej. Można też podpisywać takie dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, na przykład Szafirem. To dziś bardzo wygodna alternatywa – prawnie wiążąca, bez konieczności biegania z papierami po poczcie.

W praktyce obie opcje są dobre, tylko trzeba świadomie wybrać tę, która najlepiej pasuje do rodzaju współpracy.

Ok, mamy dobrą umowę, ale co zrobić, jeśli klient po prostu jej nie przestrzega? Nie trzyma się terminów, nie dostarcza materiałów a od nas wymaga rzetelności?

Jeśli klient nie przestrzega umowy, to pierwsza rzecz, którą trzeba zrobić, to nazwać problem wprost. Bez emocji, bez obwiniania. Często jest tak, że jedna strona myśli, że wszystko przebiega normalnie, a druga od tygodni czeka na materiały i próbuje dowieść terminy niemożliwe do dotrzymania. Dopóki tego nie powiesz, klient może naprawdę nie zdawać sobie sprawy, że coś jest nie tak.

Druga kwestia to wykorzystanie zapisów, które już macie. Dobrze skonstruowana umowa przewiduje, że jeśli klient spóźnia się z materiałami, to terminy po prostu się przesuwają. Wtedy nie musisz niczego „wybłagać”, tylko powołujesz się na mechanizm i ustalasz nową datę oddania. A jeśli umowa tego nie ma, to i tak warto to jasno komunikować: nie jesteś w stanie wykonać pracy bez danych wejściowych. To nie jest problem projektanta, tylko brak współdziałania po stronie klienta.

Ale jest jeszcze coś, o czym mówię bardzo często. Samo prawo to za mało. Widzę, że wielu projektantom brakuje umiejętności miękkich: negocjowania, stawiania granic, prowadzenia trudnych rozmów. A działając na własny rachunek, nie da się bez tego funkcjonować. Prawo daje narzędzia, ale to Ty musisz ich użyć. Umowa nie załatwi za Ciebie rozmowy z klientem.

I w tym kontekście ogromnie pomaga kwestia pieniędzy na start. Zadatek lub zaliczka bardzo mocno zmieniają dynamikę współpracy. Kiedy klient płaci coś z góry, rośnie jego zaangażowanie, a skala przesuwa się na Twoją korzyść. Zadatek ma dodatkową ochronę ustawową – jeśli klient zrezygnuje, zostaje u Ciebie. To działa dyscyplinująco i ustawia cały projekt na bardziej partnerskich zasadach. Zaliczka też jest dobrym rozwiązaniem, bo chroni Cię przed pracą „na pusto” i zmniejsza ryzyko, że klient zniknie.