Prosta zasada mówiąca, że im wyższe koszty tym niższy podatek do zapłaty, zachęca polskich przedsiębiorców do szukania różnorodnych wydatków, które dałoby się rozliczyć w firmie. W tym artykule podpowiem, jakie nietypowe zakupy grafik ma szansę ująć w kosztach uzyskania przychodu. Z zastrzeżeniem, że w niektórych przypadkach nie jest to jednak wcale łatwe.

W poprzednim artykule opublikowanym na łamach Grafmag mogliście przeczytać o siedmiu sztandarowych przykładach wydatków, jakie właściwie bezproblemowo można „wrzucić w koszty”. Wśród nich dotyczące wynajęcia biura, użytkowania samochodu, zakupu oprogramowania czy sprzętu elektronicznego. Tym razem przyszedł czas na wydatki mniej typowe, z których możliwości rozliczenia niekoniecznie mogliście sobie zdawać sprawę.

Rower lub skuter

Dokładnie tak – prowadząc własną firmę przedsiębiorca może ujmować w jej kosztach nie tylko wydatki związane z samochodem. Przepisy jak najbardziej pozwalają rozliczać wydatki na rower lub skuter. I to nie tylko kurierom czy dostawcom jedzenia. Taką opcję posiada każdy przedsiębiorca, który jest w stanie udowodnić, że rower przyda mu się w działalności. Ale to żaden problem – wystarczy sam fakt dojeżdżania do siedziby firmy lub na spotkania z kontrahentami.

Do wrzucenia wydatku w koszty wystarczy faktura. Dzięki niej można rozliczyć zakup roweru i skutera, a także części zamiennych i serwisu. W przypadku skutera dochodzi również opcja ujęcia w kosztach nabycia paliwa. Niestety nie ma szans na rozliczenie zakupu kasku oraz odzieży ochronnej – uznawane jest to bowiem przez urzędników za wydatek o charakterze osobistym, co wyklucza możliwość wzięcia „na firmę”.

Użytkowanie w działalności roweru lub skutera nie przeszkadza, by rozliczać w niej także samochód. Jedyne co trzeba zrobić to udowodnić, że oba pojazdy przydają się w firmie.

Bilet okresowy

Do kosztów firmy da się również zaliczyć bilet miesięczny na komunikację miejską lub pociąg. Z zastrzeżeniem, że przedsiębiorca podróżuje w ramach działalności (dojeżdża do klientów, do biura, itp.). Trzeba dysponować fakturą lub rachunkiem potwierdzającym zakup.

Jest też jedno małe „ale”. Raczej nie uda się Wam rozliczyć w kosztach całej kwoty biletu miesięcznego. Urzędnicy mogą bowiem założyć, że jest on wykorzystywany również w celach prywatnych. Konieczne jest oszacowanie w jakim procencie bilet wykorzystywany jest w działalności i odpowiednio uzasadnić to w razie ewentualnej kontroli.

Obiad w restauracji

Jeszcze nie tak dawno temu, bo w 2013 roku, ujęcie  lunchu w firmowych wydatkach było bardzo trudne. A to dlatego, że taki zakup fiskus zazwyczaj traktował jako koszt reprezentacyjny, którego rozliczyć po prostu się nie da. Zmieniła to interpretacja ogólna wydana przez Ministerstwo Finansów. Resort dopuścił możliwość wrzucenia w koszty obiadu z klientem lub kontrahentem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Najlepiej jednak żeby przedsiębiorca był w stanie udowodnić, że posiłek miał związek z uzyskaniem przychodu. Może temu posłużyć umowa zawarta w dniu lunchu czy niedługo później. Oczywiście trzeba też posiadać fakturę z restauracji.

Odsetki od kredytu

Przedsiębiorca, który zdecydował się na zaciągnięcie kredytu na firmę ma szansę na rozliczenie jego części w kosztach. Nie da się tego zrobić w kontekście całego zobowiązania. W firmie można rozliczyć odsetki od raty kredytowej. Opłaty i prowizje bankowe związane z pozyskaniem kredytu również obniżą dochód do opodatkowania jednak ich podatkowe rozliczenie uzależnione jest od przeznaczenia kredytu (pożyczki).

Dobra wiadomość dla przedsiębiorców, którym z różnych powodów bank nie chce udzielić pożyczki na firmę. Jeśli wezmą oni prywatny kredyt na sfinansowanie działalności, także mają prawo do rozliczenia w kosztach odsetek od rat oraz innych wydatków związanych z jego pozyskaniem o ile tylko kredyt zostanie przeznaczony na cele ściśle związane z działalnością gospodarczą.

Wydatki poniesione przed założeniem firmy

Zwykle przedsiębiorcy pierwsze wydatki związane z własną działalnością gospodarczą ponoszą jeszcze przed jej oficjalnym rozpoczęciem. Przeznaczają fundusze na usługi doradcze w kontekście pozyskania dotacji, kupują adres dla swojej strony internetowej, zlecają wykonanie ulotek czy pieczątek. Mogą również zdecydować się na przebudowę i dostosowanie lokalu do swoich potrzeb albo zapłacić czynsz za wynajem. To tylko przykłady, bo lista możliwych wydatków jest zdecydowanie dłuższa.

Na szczęście obowiązujące regulacje pozwalają wydatki poniesione jeszcze przed założenie firmy, ująć w jej kosztach. Oczywiście o ile będą się z nią wiązały. Trzeba je też odpowiednio udokumentować. Najlepiej fakturą lub rachunkiem wystawionym na przyszłego przedsiębiorcę. Czasami wystarczający jest dowód zapłaty danego wydatku (np. potwierdzenie przelewu). W ten sposób da się udokumentować choćby opłaty na rzecz państwa.

Telewizor

Możliwość wrzucenia w koszty projektora, laptopa albo monitora dostępna jest praktycznie w każdej działalności. Ale w firmie da się także rozliczyć zakup telewizora. To opcja dostępna przedsiębiorcom, którzy nie mogą się bez niego obyć (działającym w branżach związanych z PR-em, reklamą i mediami), a także w przypadku, gdy sprzęt służy rozrywce klientów (gabinet lekarski, fryzjerski, kosmetyczny). W tym drugim przypadku należy zadbać, żeby telewizor znalazł się w pomieszczeniu, do którego klienci mają dostęp, choćby w poczekalni.

Prywatne ubezpieczenie zdrowotne

Niestety nie ma właściwie żadnych szans, żeby przedsiębiorca rozliczył w kosztach wydatek związany z własnym prywatnym ubezpieczeniem zdrowotnym (swojej rodziny także). Taki wydatek ma bowiem charakter osobisty. Możliwe jest za to rozliczenie w kosztach ubezpieczenia pracownika.

Okulary i szkła kontaktowe dla pracowników

Tutaj sytuacja jest identyczna jak w przypadku prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli kupicie okulary lub szkła kontaktowe na własne potrzeby, urzędnicy uznają wydatek za mający charakter osobisty. Nawet w sytuacji, gdy ewidentnie pomagają one przy obsłudze, np. mikroskopu czy laptopa. W kosztach można rozliczyć jedynie zakup szkieł kontaktowych i okularów dla osób zatrudnionych w firmie.

Macie dodatkowe pytania dotyczące rozliczania w kosztach wydatków związanych z działalnością gospodarczą? Zostawcie je w komentarzach, chętnie na nie odpowiem.