Etat czy własna działalność? Niewątpliwie „bycie na swoim” wiąże się z większą elastycznością pracy i różnorodnością projektów. Ale to nie wszystko! Jedną z istotnych zalet prowadzenia działalności jest możliwość rozliczania firmowych wydatków w kosztach, co przekłada się na niższe podatki. A co możemy wrzucić w koszty świadcząc usługi graficzne?

Opcja ujmowania zakupów „na firmę” w kosztach uzyskania przychodów, to jeden z tych tematów, które szczególnie interesują polskich przedsiębiorców. Powód jest prosty – im wyższe koszty, tym niższy podatek do zapłaty. Podstawowa zasada mówi, że wydatki firmowe muszą służyć działalności gospodarczej. Jeśli tak nie jest, przedsiębiorca nie może ich rozliczyć. Niektórych zakupów z kolei, pomimo racjonalnych przesłanek, przepisy nie pozwalają wrzucić w koszty.

Nie powinno więc dziwić, że do księgowych trafiają pytania dotyczące możliwości rozliczenia wszelakich zakupów. Począwszy od oprogramowania komputerowego, poprzez opony do samochodu, a skończywszy na karmie dla złotej rybki. Skupimy się więc na wydatkach, które graficy prowadzący własną firmę, jak najbardziej mogą ująć w jej kosztach. Oto 6 sztandarowych przykładów.

Wynajęcie mieszkania lub biura

Zanim przedsiębiorca wystartuje z własną firmą, ma obowiązek jej rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (może również zlecić to do biura rachunkowego, które zadba o wszelkie formalności). Składając wniosek należy w nim wpisać konkretne miejsce jej wykonywania. Może to być tak lokal użytkowany na zasadach coworkingu, jak i własne, czy też wynajęte mieszkanie. Najistotniejsze jednak, że w każdym z tych przypadków, przedsiębiorca ma prawo, by ująć w kosztach wydatki związane z takim miejscem. Odnosi się to choćby do opłat za internet, czynsz, telefon. Ale nie tylko.

Jak można rozliczyć w firmie koszty mieszkaniowe, możecie zobaczyć na filmiku poradnikowym inFakt TV:

Właściciel firmy może pozwolić sobie na rozliczenie wydatków na wyposażenie lokalu (fotel, biurko, szafka, itp.) oraz wystrój (dywany, zasłony, firanki). Istnieje również możliwość wrzucenia w koszty zakupu środków czystości, w tym detergentów, ręczników papierowych i mydła.

Znajomość pewnych zasad wymaga rozliczenie zakupów w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi firmę w lokalu, w którym na co dzień mieszka. Przepisy nie pozwalają tu na ujęcie wydatków w pełnej wysokości. Konieczne jest oszacowanie, jaki procent metrażu wykorzystuje się na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Zgodnie z przeprowadzonym wyliczeniem możliwe jest ujmowanie w kosztach wydatków na mieszkanie.

Wydatki związane z samochodem osobowym

Koszty ponoszone w związku z użytkowaniem w firmie samochodu osobowego należą do najczęściej rozliczanych przez polskich przedsiębiorców. Co istotne – dostępne praktycznie w każdej działalności. Wystarczy po prostu udowodnić, że auto jest w niej potrzebne, z czym nie powinno być większych problemów. Urzędników przekona konieczność dojeżdżania do biura, na spotkania z klientami biznesowymi w cel omówienia niuansów projektu czy szkolenia i konferencje.

To jak konkretnie będzie wyglądało rozliczenie zależy już od tego czy przedsiębiorca zdecyduje się:

• wprowadzić auto do majątku firmowego – wydatki można ujmować w całości, bez żadnych limitów,
• wykorzystać w firmie prywatny samochód – ograniczeniem jest wysokość kilometrówki.

Tylko od przedsiębiorcy zależy, z którego z dwóch powyższych rozwiązań zdecyduje się skorzystać i w jaki sposób będzie rozliczał koszty samochodu.

Zakup programów komputerowych

Następna kategoria wydatków, których ujęcie w kosztach podatkowych jest właściwie bezproblemowe. I to nie tylko w kontekście systemu operacyjnego czy pakietu Microsoft Office. Takie postępowanie jest możliwe także przy zakupie specjalistycznego oprogramowaniado obróbki graficznej. A właściwie licencji, bo to właśnie za nią się płaci. Istnieje tu także możliwość rozliczenia pewnych dodatkowych usług związanych m.in. z instalacją i odpowiednią konfiguracją programu, przygotowaniem dokumentacji, czy przeniesieniem danych.

Oczywiście prawo do wrzucenia w koszty specjalistycznego oprogramowania dostępne jest tylko pod warunkiem, że jest wykorzystywane w prowadzonej działalności gospodarczej. W myśl tej zasady grafik rozliczy wspomniany program do obróbki graficznej, ale już nie taki, który służy programowaniu.

Literatura specjalistyczna

Charakter prowadzonej działalności gospodarczej odgrywa również niebagatelną rolę w kontekście czasopism i książek specjalistycznych. Uzupełnienie przez grafika biblioteczki o takie pozycje jak: „Blender. Praktyczny przewodnik po modelowaniu, rzeźbieniu i renderowaniu”, „Sekrety cyfrowej ciemni Scotta Kelby’ego. Edycja i obróbka zdjęć w programie Adobe Photoshop Lightroom”, albo „Kompendium DTP. Adobe Photoshop, Illustrator, InDesign i Acrobat w praktyce” to niekiedy wręcz konieczność wynikająca z potrzeby rozwoju firmy. Identycznie z prenumeratą magazynów o takiej tematyce.

Sprzęt elektroniczny i usługi online

Zarówno profesjonalny sprzęt, jak i odpowiednie usługi online, to dziś właściwie bezwzględna konieczność w szeroko pojętej branży IT. Pomijając urządzenia tak oczywiste jak laptop czy drukarka, grafik może sobie pozwolić na rozliczenie w firmie zakupu np. pióra do tabletu.

Nie powinno stanowić też problemu ujęcie w kosztach Adobe Creative Cloud lub innej aplikacji dostępnej w chmurze, która może być przydatna w prowadzonej działalności gospodarczej.

Kursy, szkolenia, opłaty za udział w konferencji

Wydawać by się mogło, że rozliczenie w firmie wydatków na edukację nie powinno stanowić absolutnie żadnych problemów. W końcu podnoszenie kwalifikacji przez jej właściciela ma bezpośredni wpływ na prowadzoną działalność. Z punktu widzenia obowiązujących regulacji nie jest to jednak takie proste. W sporej części przypadków organy podatkowe oceniają, że wydatki na edukację czy doszkalanie mają charakter osobisty, a takich nie da się ująć w kosztach uzyskania przychodu. Trzeba więc postępować bardzo przezornie.

Najlepiej ujmować w kosztach te wydatki, które przysłużą się firmie już momencie ich poniesienia, a nie w jakiejś perspektywie czasu. Czyli? Jest spora szansa, że grafik rozliczy opłatę za kurs specjalistycznego programu z zakresu grafiki wektorowej. Ale to już praktycznie niemożliwe jeśli pójdzie na szkolenie dotyczące programowania w C++, bo zastanawia się nad świadczeniem w przyszłości usług programistycznych.

Opłaty dla podwykonawców i współpracowników

Praca przy wielkim projekcie dla ważnego klienta może wymagać dodatkowego wsparcia, np. podwykonawcy, który weźmie na swoje barki część zobowiązań. Wynagrodzenie przekazane takiej osobie można wrzucić w koszty podatkowe, niezależnie od podpisanego kontrakt (umowa o pracę, o dzieło, czy zlecenie). Na potrzeby księgowe i dla utrzymania porządku w firmowej dokumentacji można zdecydować się także na wystawienie rachunku do umowy cywilnoprawnej, ale nie jest to wymagane. Przedsiębiorca może też ująć w kosztach składki do ZUS – oczywiście jeśli ich odprowadzenia wymagała podpisana umowa.

Interesuje Was temat rozliczania w kosztach wydatków związanych z działalnością gospodarczą? Jeśli macie dodatkowe pytania, zachęcamy do zostawiania komentarzy!