Prowadzenie własnej działalności kreatywnej to nie tylko swoboda i satysfakcja z dobrze wykonanej pracy. Z czasem pojawia się też mniej oczywista strona rozwoju — moment, w którym liczba projektów zaczyna przerastać możliwości ich ogarnięcia. Klienci są, zadania są, ale w tle rośnie chaos, bo projektanci mimo wszystko wolą zajmować się projektowaniem niż „nudną pracą biurową”.

Niedoprecyzowane briefy, przesuwające się terminy, zbyt wiele kanałów komunikacji i lista poprawek, która nie ma końca — jeśli znasz ten stan, to wiedz, że nie jesteś wyjątkiem. Czujesz, że robisz wszystko na raz i nic nie posuwa się do przodu. To naturalny, chociaż bolesny etap w rozwoju firmy.

Dobra wiadomość? Nie musisz zatrudniać zespołu ani inwestować w zaawansowane narzędzia, żeby odzyskać kontrolę nad procesem. Czasem wystarczy kilka rozsądnych kroków, które mogą pomóc Ci to wszystko uporządkować.

Gdzie się zapycha?

Najczęściej w miejscach, które sami stworzyliśmy. Działamy szybko, elastycznie, dopasowując się do klientów, ale po czasie okazuje się, że brak systemu zaczyna przeszkadzać. Zanim zaczniesz zmieniać narzędzia, przyjrzyj się procesom.

Rozwiązanie jest w gruncie rzeczy całkiem proste — dla jednych może wydawać się zbędnym wysiłkiem, a dla innych zupełnym banałem. I choć wiele będzie zależało od specyfiki Twojego biznesu, to są pewne kroki, które — przy odrobinie wysiłku — może wdrożyć każdy.

Brak jasnych ustaleń

Dbasz o to, by ustalić z klientem wszystkie najważniejsze kwestie, a także pilnujesz, by znalazły się one w umowie albo przynajmniej w mailu. Jednak czasem na tym kończy się uważność — im dalej w projekt, tym bardziej brief i wytyczne giną w czeluściach skrzynki mailowej, a ustalone zasady się rozmywają.

Zamiast zostawiać brief w mailu, przenieś najważniejsze ustalenia do jednego, wspólnego dokumentu — najlepiej dostępnego online i podlinkowanego w widocznym miejscu (np. na Slacku czy w narzędziu do zarządzania projektami). Aktualizuj go w trakcie trwania projektu, traktując jako jedyne źródło prawdy. Dzięki temu zyskujesz punkt odniesienia dla obu stron i ograniczasz ryzyko nieporozumień.

Komunikacyjny chaos

Chcesz być elastyczny i dostosowany do klienta, dlatego zgadzasz się na rozmowy przez różne kanały. W efekcie, gdy akurat pilnie potrzebujesz jakiejś informacji, najpierw musisz przeczesać maila, Slacka, Asanę, Messengera i WhatsAppa. Dodatkowo szybko możesz odczuć, że klient oczekuje natychmiastowych odpowiedzi.

Rozwiązanie? Standaryzuj komunikację. Zamiast wymieniać 100 maili i wiadomości na Slacku, ustal jasne zasady:

• gdzie prowadzimy komunikację projektową?
• gdzie zgłaszamy poprawki?
• gdzie przesyłamy pliki?
• gdzie toczymy rozmowy o pomysłach?

Klienci nie lubią zmieniać swoich przyzwyczajeń, więc konieczność potwierdzenia mailowego godzinnej rozmowy telefonicznej może być dla nich bolesna, szczególnie na początku. Wyzwaniem dla Ciebie będzie więc to, żeby wymusić na nich konsekwentne trzymanie się ustalonych zasad.

Brak systemu

Każdy projekt traktujesz indywidualnie, więc nie widzisz potrzeby standaryzacji. Problem pojawia się wtedy, gdy okazuje się, że działania trzeba powtarzać, a za każdym razem robisz to od nowa.

Indywidualne podejście nie wyklucza jednak powtarzalnych ram — ustal podstawowy szkielet współpracy, który możesz elastycznie dostosowywać do każdego projektu.

Jasne, procedury nie są sexy, a wręcz… są po prostu nudne. Ale też diabelnie skuteczne. Tak, ten jeden raz, kiedy przysiądziesz do ich stworzenia, zajmie Ci parę godzin. Jednak przyniesie długofalowe korzyści — bo dzięki temu nie będziesz musiał wymyślać koła na nowo przy każdej nowej współpracy.

Absolutne minimum, które warto mieć pod ręką, to:

• dokument opisujący kluczowe procedury firmowe (np. pozyskiwanie klientów, konstrukcja lejka marketingowego/sprzedażowego, briefing, onboarding, offboarding, itp.),
• szablon oferty i wycen,
• szczegółowy brief projektowy (który łatwo dostosujesz do różnych klientów), project charter (czyli dokument jasno określający zakres i cele projektu) oraz jasne zasady jego ekspozycji i egzekwowania.

Brak czasu na refleksję

Firma działa, a nawet się rozwija, więc uznajesz, że wszystko jest w porządku. Po co zatem przyglądać się procesom czy robić mini audyty, zwłaszcza gdy pracujesz solo?

Nawet jeśli wszystko działa, co najmniej raz na kwartał warto poświęcić godzinę na sprawdzenie, co można uprościć lub usprawnić.

Zatrzymaj się na chwilę i spójrz krytycznie na swoje procesy:

• co działało dobrze?
• co się sypało?
• czego było za dużo, a czego zabrakło?

Choć wydaje się to banalne – te mikro-audyty pomagają eliminować drobne zatory, jeszcze zanim przerodzą się w poważne problemy. To niewielki wysiłek, który daje ogromne efekty. Bo dobra organizacja to nie fanaberia, a paliwo dla Twojej kreatywności.

Jeśli któryś z tych przykładów brzmi znajomo (a może nawet wszystkie?), to znak, że w Twoim workflow mogło pojawić się tzw. wąskie gardło.

Małe zmiany, wielki efekt

Uporządkowanie przepływu pracy nie musi być drogą przez mękę. Czasem wystarczą drobne zmiany: lepsze procedury, standaryzacja komunikacji i regularne przeglądy procesów — żeby workflow działało płynniej i bez stresu.