W lutym 2017 roku, nieco ponad rok po rozpoczęciu prowadzenia działalności gospodarczej postanowiłam wynieść się z domu i przenieść z pracą do wynajmowanego biura. Dzisiaj – w odpowiedzi na sugestie czytelników w naszej grupie – dzielę się moimi wnioskami, zaletami i wadami nowego stanu rzeczy. Przy okazji zachęcam Was też do podzielenia się swoimi historiami – gdzie pracujecie i dlaczego?

Dobra, ale po co?

Zanim jednak zacznę rozważać wady i zalety, czas zastanowić się, dlaczego w ogóle zaczęłam myśleć o przeprowadzce. Czynników w moim przypadku było kilka, niektóre są specyficzne dla tego, gdzie mieszkam, inne raczej uniwersalne.

Zacznijmy od tego, co typowe dla mnie. Mieszkam na wsi, gdzie zarówno Internet, jak i zasięg telefoniczny nosi się wiadrami. Jak możecie się domyślić, nie jest to sytuacja komfortowa, szczególnie w branży kreatywnej. Wysyłanie ciężkich plików do druku często zajmowało mi co najmniej godzinę, co czasem (w przypadku nieprzewidzianych poprawek) było nie do przyjęcia. Podobnie sytuacja miała się z rozmowami telefonicznymi – najlepszy zasięg pozwalający na komfortową rozmowę miałam przy oknie, a więc nie mogłam rozmawiać z klientami patrząc w ekran mojego komputera. Podobne problemy były także z dostępnością samego Internetu, a w przypadku większych wiatrów i burzy – także z prądem. Niestety energetyka czy sieci nie reagują równie poważnie na problemy zwykłych klientów, jak na braki w dostarczeniu usług do firm.

Inną kwestią jest popularny i wałkowany wszędzie problem ze skupieniem się i rozdzieleniem życia prywatnego i firmowego. Praca z domu to ciągłe obowiązki, a jeśli nie mieszkacie sami – dochodzi jeszcze kwestia wytłumaczenia domownikom, dlaczego Wasze siedzenie przy komputerze wymaga skupienia. Już to jest dużym wyzwaniem, jednak do tego dochodzą jeszcze osobiste rozpraszacze, takie jak głód, chęć zrobienia obiadu, prania czy po prostu odpoczynku. W przypadku, kiedy łóżko jest tylko kilka kroków dalej, czasem trudno zmusić się do pozostania na krześle.

Ostatnią kwestią jest samo mieszkanie i forma jaką pełni ono w naszym życiu. W przypadku osób pracujących w domach albo sporych mieszkaniach i mogących wygospodarować sobie cały pokój na zajęcia firmowe, jest zdecydowanie łatwiej. W naszym przypadku zarówno ja, jak i Hubert pracowaliśmy w pokoju, który pełnił także rolę salonu. Każdy kto próbował z pewnością wie, że ciężko jest ładnie urządzić pokój, w którym trzeba zmieścić dwa biurka, drukarkę i trochę miejsca na dokumenty. My remontowaliśmy mieszkanie z myślą o pracy w nim, nie było więc tak źle, trzeba jednak przyznać, że kilka monitorów, komputery stacjonarne i dwa biurowe krzesła skutecznie obierają urok każdemu pomieszczeniu.

Nadszedł więc czas na zmianę.

Korzyści z posiadania biura

Biuro, to przede wszystkim uporządkowanie swojego życia i sposobu w jaki się pracuje, umówienie konkretnych ram czasowych i sposobu współpracy (także z klientami). Jestem taką osoba, która pomimo wcześniejszych ustaleń nie zostawi klienta „na lodzie”, jeśli będzie potrzebować mojej pomocy o 22 w niedzielę, a ja będę w stanie jej udzielić.

W związku z tym, szczególnie w czasie, kiedy firmy dla których pracowałam jako podwykonawca startowały w przetargach, zarywałam długie wieczory i pracowałam zdecydowanie więcej niż chciałam (także z doskoku – na zawołanie czy to telefoniczne czy mailowe). W momencie, kiedy przeniosłam się do biura problem ten zniknął. Nie oznacza to oczywiście, że jestem w biurze tylko od poniedziałku do piątku od 9 do 17, średnio spędzamy w nim 9-10 godzin, zdarza nam się też zawitać w weekendy albo święta. Wiem jednak, że jeśli już opuszczę pracę, to nie będę do niej wracać, a jeśli klient będzie potrzebować zmiany – ja nie będę miała wyrzutów, że mu nie pomogę, bo fizycznie nie będę w stanie (obecnie sytuacja nieco się zmienia, bo korzystam z laptopa, ale mimo wszystko nie zabieram do domu dysku z plikami).

Kolejną sporą zaletą jest możliwość spotkania się z klientami i dużo więcej miejsca na firmowe sprawy. Praca w biurze daje nieco większe możliwości – można wstawić sobie wygodne, duże biurko, rozłożyć zestaw fotograficzny czy wreszcie – spotkać się z klientem w dogodnym momencie. W większości pracuję zdalnie – kontaktując się mailowo i telefonicznie jednak, jeśli klient chce wpaść do nas i porozmawiać – nie ma z tym problemu. Posiadanie biura jest też jedną z tych rzeczy, bez której nasza konferencja nie mogłaby się odbyć – w ostatni miesiąc przed nią zamienia się ono w niezbyt dobrze zorganizowany magazyn, w którym ciężko się poruszać. Nie jest to oczywiście sytuacja wymarzona, ale możemy wrócić do normalnie wyglądającego mieszkania i nie musimy się martwić, że zawalimy korytarz tak, że nie przejdziemy przez drzwi.

Biurowe warunki, to także cisza i spokój, której próżno szukać w domowych warunkach. Nawet, jeśli domownicy nas rozumieją albo mieszkamy sami, zawsze trafi się sąsiad, który akurat musi coś wywiercić, albo roboty drogowe za oknem. W naszym biurowcu wszelkie tego typu prace odbywają się wyłącznie po godzinach, co daje komfort, o którym w mieszkaniu nie można pomarzyć. Sporo nowych biur to pomieszczenia klimatyzowane, co niewątpliwie stanowi dużą zaletę w gorące, letnie dni.

Wady pracy w biurze

Nie jest oczywiście tak kolorowo – praca w biurze ma także swoje wady. W tej części pominę kwestie wydatków, bo na nie poświęciłam ostatni rozdział tego tekstu, skupię się na zagadnieniach związanych z samą pracą i podejściem do niej w zderzeniu z biurem.

Największym minusem są z pewnością dojazdy – czas i koszty paliwa. Tak jak koszt wynajmu możemy uargumentować sobie większą ilością miejsca, tak jeśli chodzi o przetransportowanie się do biura – ciężko to przełknąć. Nam dotarcie na miejsce zajmuje jakieś pół godziny, nie jest więc źle, ale jeśli porównamy to z czasem dotarcia do biurka w domu – ciągle wypada słabo i jest bolesne. Co do kosztów – miesięcznie w moim wypadku to nieco ponad 300 zł, ale wszystko zależy od tego jakim autem jeździcie. Ja mam Toyotę Aygo, jest to więc jeden z niższych progów, jeśli chodzi o spalanie.

Kilka chwil temu wspominałam o nieodpartej chęci rzucenia się na łóżko w środku dnia pracy i chociaż wtedy mówiłam o tym jak o wadzie – nie do końca tak jest. Pracując z domu działałam wtedy, kiedy miałam na to najwięcej siły, a kiedy jej nie miałam – mogłam po prostu odpocząć. Zaburzało to oczywiście rytm dnia, ale z drugiej strony – wyspana i zmotywowana byłam nieporównywalnie bardziej efektywna, co jest ważne szczególnie wtedy, kiedy musimy się nad czymś bardziej skupić.

Inną rzeczą, która także jest na pograniczu minusów i plusów są posiłki. Spędzając wiele godzin w biurze musimy jeść, a jeśli chcemy, aby było to jedzenie zdrowe, czeka nas dużo pracy albo spore wydatki. Z jednej strony możemy zamówić wygodną i zdrową dietę pudełkową – koszty dla dwóch osób są jednak dość wysokie. My zdecydowaliśmy się na przygotowywanie ich samodzielnie i pakowanie w pudełka. Nie jest to rozwiązanie idealne i wymaga sporo pracy, ale jeśli możecie w biurze podgrzać swój lunch – sprawdza się całkiem nieźle. Regularne posiłki są bardzo ważne także dla zachowania jasności umysłu, warto więc nie ograniczać się w ciągu dnia jedynie do kanapek i niezdrowych przekąsek.  

Koszt prowadzenia firmy w biurze

Na koniec to, co najciekawsze, a więc kilka spostrzeżeń na temat kosztów prowadzenia działalności w biurze. Najbardziej oczywistym jaki czeka przedsiębiorcę jest czynsz. Trudno mi mówić tutaj o konkretnych kosztach, bo możecie potrzebować zróżnicowanego metrażu, a to on obok standardu znacząco wpływa na cenę najmu. Szukając lokum warto jednak sprawdzić dodatkowe obciążenia finansowe, takie jak ogrzewanie, prąd, sprzątanie części wspólnych, czyli ogólnie pojętą eksploatację. Mogą być one zryczałtowane i doliczane do czynszu, albo rozliczane według liczników i zużycia. W przypadku energii elektrycznej uważajcie na pomieszczenia ogrzewane na prąd, bo mogą one zimą znacznie zwiększyć rachunki. Oferty bardzo często są skonstruowane tak, że kosztów tych na pierwszy rzut oka nie widać, warto więc być czujnym.

Co czeka nas dalej? W biurze konieczny będzie Internet. Koszt to około 100 zł miesięcznie za taki, który z pewnością zaspokoi potrzeby grafika. Przy przeprowadzce trzeba też kupić nieco mebli – biurka, szafy czy chociażby wieszak. Nieco kubków, jakieś sztućce. W tym przypadku ceny różnią się jeszcze bardziej, należy jednak ten wydatek wziąć pod uwagę.

Z rzeczy mniej typowych – jeśli macie na to miejsce, pomyśleć można o lodówce, ekspresie, czajniku czy mikrofali – dzięki nim biurowe życie będzie nieco przyjemniejsze, a klienci będą mogli poprosić o kawę z mlekiem po której chętniej podpiszą z nami umowę.

Koszty te oczywiście nie są przyjemne, plusem jest jednak to, że możemy je rozliczyć. Pracując z domu niejednokrotnie miałam wątpliwości co do uwzględniania niektórych wydatków – rozdzielenia co wykorzystywane jest do życia, a co do pracy. Od kiedy prowadzę firmę z biura, jest to znacznie prostsze, a wszelkie wątpliwości łatwo mogę wyjaśnić księgowej.  

Dla osób, które są zainteresowane pracą w biurze, ale nie mogą sobie na nie pozwolić, polecam coworking, czyli biurka do wynajęcia. Są one zdecydowanie tańsze niż miesięczny czynsz, często nie wymagają stałego zobowiązania, nie trzeba też płacić za media. Osobiście nigdy takiego rozwiązania nie testowałam – chyba za bardzo cenię sobie prywatność – jeśli jednak nie przeszkadza Wam to, a szum kawiarni działa inspirująco, warto to rozważyć.

A jakie są Wasze wnioski na temat pracy? Gdzie spędzacie najwięcej czasu i jakie rozwiązanie preferujecie?