Osoby pracujące w oparciu o umowy o dzieło, czy na zlecenie z pewnością nie raz zastanawiały się nad założeniem własnej działalności gospodarczej, jednak wyższe podatki czy konieczność comiesięcznego opłacania ZUSu skutecznie ich od tego odstraszały. Co jednak w przypadku, kiedy ustawodawca stwierdzi, że działalność założyć musimy? I przede wszystkim – jak rozpoznać, że to już ten moment?

Czym jest działalność gospodarcza?

Ustawodawca działalność gospodarczą zdefiniował wielokrotnie w różnych ustawach – oczywiście dostosowując ją każdorazowo pod inne przepisy.

Największą rolę ma definicja działalności gospodarczej w ustawie, z którą powinieneś priorytetowo się zapoznać w całości, tj. Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Zwróćmy uwagę także na inne przepisy, które definiują działalność gospodarczą:

Przez działalność gospodarczą rozumie się przez to każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.

– Ustawa ordynacja podatkowa.

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. – Ustawa podatek od towarów i usług.

Czym charakteryzuje się więc działalność gospodarcza?

Wyróżnia się kilka cech, których spełnienie, będzie świadczyło o przymusie założenia działalności gospodarczej:

• zawodowy, a więc stały charakter,
• związaną z nią powtarzalność podejmowanych działań,
• podporządkowanie zasadzie racjonalnego gospodarowania,
• uczestnictwo w obrocie gospodarczym.

Warto zwrócić uwagę, że to, czy nazywasz swoją działalność „działalnością gospodarczą” a siebie „przedsiębiorcą” pozostaje bez znaczenia. Ważne jest to jak wykonujesz swoją pracę – w jakim zakresie i w jakiej częstotliwości.

Nastawiona na zarobek

Działalność gospodarcza to prowadzenie działań, które w efekcie mają przynieść Ci zysk. Nieistotnym będzie to, czy ten zysk realnie przynosi, więc jeśli twoje działania przynoszą straty, mimo wszystko mogą zostać uznane za działalność gospodarczą. Istotnym jest więc cel i zamiar zarobku, a nie to, czy faktycznie do niego doszło.

Co ciekawe, już samo reklamowanie siebie i swoich usług może pokazać, że nastawiony jesteś na zarobek – a dodatkowo może świadczyć o zawodowym oraz zorganizowanym i ciągłym charakterze Twoich działań, co jest kolejnym wyznacznikiem działalności gospodarczej (ale o tym za chwilę)

Należy podkreślić, że bez znaczenia jest fakt osiągnięcia dochodu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli nie przynosi ona zysku, nie oznacza to, iż przestaje być działalnością gospodarczą.

– uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 listopada 1992 r., III CZP 134/92, OSNC 1993, nr 5, poz. 79.

Możesz powiedzieć, że nie każda działalność gospodarcza nastawiona jest na zysk. Oczywiście, nazywamy to wtedy organizacją non-profit/fundacją, która podlega pod inne przepisy.

Zawodowy charakter naszych działań

Określenie „zawodowy charakter działalności” oznacza, że nie zajmujemy się tym amatorsko i okazjonalnie. Ustawa przewiduje dokładne określenie zawodów, jakich dotyczy przymus rejestracji działalności, jednakże wolne zawody przy spełnieniu innych przesłanek opisywanych dzisiaj, również wpisują się w konieczność rejestracji.

W przypadku projektanta graficznego, zawodowy charakter oznaczać będzie zwiększoną staranność, profesjonalizm w kontakcie z klientem oraz w wykonywaniu zleconych zadań. Od osoby prowadzącej działalność gospodarczą – profesjonalisty – oczekuje się większych umiejętności, wiedzy, skrupulatności i rzetelności, zapobiegliwości i zdolności przewidywania. Czy nasze działania wpisują się w wymienione cechy czy nie, ustala odpowiedni urzędnik w momencie kontroli i nie określają tego żadne konkretne przepisy.

Zorganizowany i ciągły sposób wykonywania działalności

Prowadzenie działalności gospodarczej jest procesem – np. prowadzenie działań marketingowych, zakup odpowiedniego sprzętu do pracy, a także realne wykonywanie zleconych prac. Takie działania świadczą o zorganizowanym i nieprzypadkowym charakterze Twojej działalności.

To czy pewną pracę wykonuje za nas ktoś inny (outsourcing), nie ma wpływu na uznanie na plus lub minus tego, czy prowadzona jest już działalność gospodarcza. W końcu prowadząc biznes będziesz zlecał niektóre zadania do wykonania podwykonawcom.

Działalność gospodarcza nie może być prowadzona raz na jakiś czas, sporadycznie lub okazjonalnie. Występuje tutaj stały zamiar jej prowadzenia. Nie chodzi więc o wykonywanie jednego długiego zlecenia, które może trwać w końcu od kilku tygodni do miesięcy, ale o zamiar, ciągłość i stałość tego co robimy – np. stałość w dążeniu do zysku opisanego wyżej czy stałych klientów.

Nie można z góry określić, ile zleceń trzeba wykonać w miesiącu, aby uznać wykonywaną przez Ciebie pracę jako niezarejestrowaną działalność gospodarczą. W jednym Urzędzie Skarbowym, urzędnik uzna, że trzy zawarte umowy w miesiącu to już zorganizowany i ciągły sposób wykonywania działalności, natomiast w innym będzie to więcej zleceń. Decyzja należy od zainteresowanego organu państwowego.

Praca na etacie

Od konieczności rejestracji działalności gospodarczej nie są zwolnione także osoby zatrudnione na etat w innych firmach (jeśli ich działania charakteryzują wymienione wcześniej cechy – mają obowiązek się zarejestrować).
Przy okazji warto zwrócić uwagę na to, czy masz w swojej umowie o pracę postanowienia dotyczące zakazu konkurencji. Jeżeli jesteś w swojej pracy grafikiem, a Twoja umowa zawiera takie postanowienia – nie możesz pracować dla podmiotów konkurencyjnych w stosunku do swojego pracodawcy. Za podmiot konkurencyjny uznaje się inne firmy/agencje, nie uznaje się natomiast działalności z innych dziedzin (kwiaciarni, piekarni, klubu fitness), ponieważ pracodawca nie może rozszerzyć „konkurencji” do wszystkich podmiotów np. wykraczających poza „branże” pracodawcy. Jeśli więc chcesz stworzyć plakat dla znajomego klienta – nic nie stoi na przeszkodzie, o ile wykonujesz to w czasie wolnym od pracy, nie możesz natomiast dorabiać jako podwykonawca dla innej podobnej firmy.

Inkubatory gospodarcze

Rozważając konieczność rejestracji działalności i czynniki, które nas do tego zmuszają, nie sposób nie pomyśleć o popularnej formie pracy, jaką są Inkubatory gospodarcze oraz wszelkie fundacje działające na podobnej zasadzie.

Traktując rzecz obiektywnie należałoby stwierdzić, że działalność w ramach inkubatora zawsze będzie nastawiona na zarobek i wykonywana w sposób ciągły (bo zobowiązuje nas do tego chociażby umowa podpisywana z Inkubatorem). Co na to urzędnicy? Na chwilę obecną unikanie w ten sposób konieczności rejestracji działalności jest akceptowalne i nie pociąga za sobą nieprzyjemności.

Co grozi za niezarejestrowanie działalności gospodarczej?

Rejestrując działalność gospodarczą zgłaszasz ją do odpowiedniej ewidencji działalności gospodarczych (CEiDG). Przepisy w tym wypadku wprost mówią, że ten, kto nie dokona takiego wpisu, podlega karze grzywny lub ograniczenia wolności.

Również, w przypadku nieodprowadzania składek/opłat związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej właściwy urząd nałoży obowiązek uregulowania zaległości wraz z odsetkami.

Jeżeli nie prowadzisz oficjalnie działalności gospodarczej oznacza to, że nie prowadzisz formalności z tym związanych. Brak odpowiedniej księgowości w swojej działalności może uniemożliwiać ustalenie wysokości należnych podatków do zapłaty. W pewnych okolicznościach przedsiębiorcy zobowiązani są także do zarejestrowania kasy fiskalnej i wydawania paragonów oraz tworzenia odpowiednich raportów.

Reklamowanie się, wykonywanie wielu zleceń dla różnych podmiotów oraz chęć zarobku mogą świadczyć o prowadzeniu działalności, która może być zakwalifikowana przez urzędników jako niezarejestrowana działalność gospodarcza. Musisz wiedzieć, że mogą oni zainicjować sprzedaż kontrolowaną.

Zapamiętaj, że Twoje działania – lub ich brak – mogą być kwalifikowane także jako wykroczenia lub przestępstwa skarbowe. W pewnych, także wskazanych powyżej okolicznościach, warto zarejestrować działalność gospodarczą i spokojnie rozwijać siebie i swój biznes.