Dzisiejszy artykuł jest po części melancholijny, a po części poradnikowy, wczoraj minął bowiem rok od momentu, kiedy założyłam własną działalność gospodarczą skupioną na pracy związanej z grafiką i projektowaniem.

W tym tekście postanowiłam podzielić się z Wami informacjami, które moim zdaniem warto poznać, szczególnie na początku swojej „firmowej” drogi. Niektórych z nich byłam świadoma już od początku, inne wypracowałam w trakcie, a do jeszcze innych wciąż dochodzę, myślę jednak, że chociaż część z nich może przydać się Wam podczas prowadzenia własnej działalności (także jako freelancerzy, w trakcie studiów czy po pracy).

Najważniejsza jest ciągłość zleceń

Można narzekać na denerwujących i mało ogarniętych klientów, dziwne wytyczne i gigantyczne listy poprawek, wszystko to jednak wydaje się małym problemem w momencie, kiedy klientów po prostu nie ma. W pracach graficznych bywa różnie – czasem zleceń jest na pęczki i trzeba je odrzucać, innym razem jest ich za mało, a my siedzimy patrząc w ekran monitora. Samo siedzenie oczywiście nie byłoby takie złe – można odpocząć czy rozwijać własne projekty, nieczęsto jednak można z nich utrzymać rodzinę.

Realizowanie co rusz nowych zleceń jest na pewno bardzo inspirujące, aby jednak uniknąć problemów finansowych, warto nawiązać współpracę stałą z konkretnymi firmami, albo agencjami, które potrzebują podwykonawców. Praca dla nich może być czasem nieco bardziej monotonna, a projekty skupione według jednego standardu, ale zapewni nam to bezpieczeństwo i spokój ducha. Dzięki stałym zleceniom, podczas realizacji tych czasowych, nie trzeba się aż tak spieszyć, a co za tym idzie – podejść do tematu dogłębniej, wypracować lepsze wyniki.

Ciekawym i bardzo komfortowym rozwiązaniem są także kontrakty stałe z firmami, które działają na zasadzie abonamentu – klient płaci nam ustaloną z góry kwotę miesięczną za określony w umowie zakres prac.

…i ustalenie barier

W momencie, kiedy zdecydowałam się na założenie działalności, postanowiłam, że do mojego życia musi wejść nieco więcej porządku niż to było do tej pory. Przede wszystkim zrezygnowałam z pracy oraz kontaktów z klientami w weekendy, dni wolne oraz po ustalonej godzinie (dla mnie jest to około 18-19). Podobnie jak każdy człowiek, także właściciel własnej firmy musi odpoczywać i mieć czas na swoje zajęcia. Jest to istotne nie tylko dla naszego zdrowia, ale także bardzo mocno odbija się na wydajności w pracy, szczególnie tej wymagającej kreatywnego podejścia.

Dodatkowo, odpisywanie na wiadomości i kontaktowanie się z klientami godzinami późnowieczornymi albo nocnymi może przez niektórych zostać odebrane jako nieprofesjonalne. Oczywiście skłamałabym, jeśli bym powiedziała, że czasem mi się to nie zdarza, nie można jednak zrobić z tego rzeczy normalnej i przekonać klienta, że jesteśmy do jego dyspozycji przez całą dobę. 

Jeśli zabrniemy w kontaktowanie się z klientami w niestandardowych godzinach, trudno będzie nam się z tego wyplątać.

…i praca o „normalnych” porach

Wizja spania do 11 i chodzenia spać o 5 to raczej mrzonki, jeśli chcemy prowadzić sensowną i profesjonalnie przez klientów odbieraną firmę. Zakładając własną działalność, musimy liczyć się z tym, że w sporej większości współpracować będziemy z firmami, które zatrudniają pracowników do pracy w określonych godzinach i nie ma innej możliwości na załatwianie spraw związanych z projektem, niż kontakty w racjonalnych godzinach. Nie jest to oczywiście wymóg, jednak tego typu przesunięcie może zaowocować utrudnieniami w kontakcie, przerywaniem konwersacji o dzień oraz przebudzaniem nas i ustaleniami we śnie, które potem nie sposób zweryfikować.

…i odpowiednie podejście do klienta

Czy zdarzyło się Wam wyjść ze sklepu, albo nie kupić czegoś tylko dlatego, że obsługa nie była odpowiednia? Mi tak, wierzę więc, że w naszej branży musi być podobnie, szczególnie, że wybór wykonawcy do projektu graficznego, strony internetowej, czy tym bardziej – identyfikacji wizualnej, to coś, co ma istotne znaczenie dla postrzegania całej marki.

Podczas kontaktowania się z klientami należy więc wykazać się maksymalną ilością zrozumienia, wiedzy i profesjonalizmu. Większość problemów z klientami wynika tylko i wyłącznie z ich niedoedukowania, a jeśli my nie wymagamy od siebie wiedzy na temat budownictwa, podczas wybierania wykonawcy do zrobienia remontu mieszkania, tak i nie powinniśmy wymagać od klienta, aby znał się na projektowaniu. Jeśli nam nie ufa, oznacza to, że czuje się niepewnie i należy zrobić wszystko co w naszej mocy, aby to zaufanie zdobyć.

Wizerunek szalonego i natchnionego artysty może sprawdzić się w niektórych przypadkach, wydaje mi się jednak, że znacznie częściej klienci szukają osoby profesjonalnej, która zaopiekuje się nimi podczas całego procesu projektowego – w końcu nawet jeden dziwny, nieprofesjonalny projekt może stać się wiralem i popsuć wizerunek firmy.

…i zarządzaniem swoim czasem

Łatwo mówić, że trzeba pilnować granic czasowych i nie zarywać nocy, co jednak zrobić, jeśli zlecenia się piętrzą, a czasu ciągle mało? Z mojego doświadczenia wynika, że bardzo pomaga… planowanie zadań. Najlepiej z wyprzedzeniem jednego dnia rozpisać sobie listę rzeczy, które powinniśmy wykonać następnego.

Przygotowanie czegoś takiego nie powinno zająć nam więcej niż 5-10 minut, a następnego dnia nie musimy zastanawiać się, w co włożyć ręce najpierw.

W moim przypadku najlepiej sprawdza się kartka papieru, terminarz tygodniowy, który zawsze mogę mieć przed oczami. Nie jest to jednak rozwiązanie ani dobre, ani efektywne, ani szczególnie wygodne. Przede wszystkim niewykonane zadania pozostają nam na kartce do przepisania, a jeśli któreś pominiemy, bardzo możliwe, że ucieknie nam na zawsze. Testowałam wiele aplikacji do zarządzania czasem pracy, przez dłuższy czas używałam freedcamp, obecnie próbuję przestawić się na Nozbe. Nie jest szczególnie istotne jaką aplikację wykorzystacie, warto jednak, aby pasowała do Waszego trybu pracy i pozwalała na integrację z kalendarzem, którego używacie w telefonie. Do korzystania z takich programów potrzeba wiele samozaparcia, ja mam z tym wielki problem i często wracam do polegania na mojej skrzynce odbiorczej, mam jednak nadzieje, że kiedyś sobie z tym poradzę na dobre.

…i zarządzanie swoimi finansami

Nietrudno jest wpaść w wir nowych zleceń i doprowadzić do sytuacji w której z jednej strony pracujemy naprawdę dużo, a z drugiej na naszych kontach nie ląduje za wiele pieniędzy. Podczas współpracy z klientami i zarządzania nowymi i ciągłymi projektami musimy pamiętać, aby rozkładać je czasowo w sposób racjonalny. Chociaż czas ich realizowania jest często różny, warto planować je tak, aby momenty przelewów zadatków i końcowe rozliczenia nie nakładały się czasowo – tak aby zapewnić sobie ciągłość finansową. Ponadto klienci mają często tendencję do przeciągania realizacji pod ich koniec – kiedy zbliża się czas zapłaty. Nawet jeśli sami mamy wtedy nie za wiele czasu, powinniśmy starać się je zakończyć. Dzięki temu będziemy zadowoleni z pracy, a współpraca może zaowocować dalszymi zleceniami, z których my także będziemy się cieszyć.

Bardzo istotną kwestią jest także odkładanie kwot przeznaczonych na podatki zaraz po otrzymaniu opłaty za fakturę. Dzięki temu moment rozliczenia się z urzędami nie jest smutny – jeśli wykazujemy koszty (a przecież każdy wykazuje) jakaś kwota pozostanie nam na koncie w nagrodę za sumienność. Daje to także ogromny komfort, szczególnie jeśli rozliczamy się kwartalnie, bo wtedy wartości podatków mogą być wysokie.

…i dobra księgowa

W większości przypadków, prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów za pomocą aplikacji internetowych, które nabyć możemy za grosze, nie powinno przerosnąć możliwości średnio rozwiniętego szympansa. Jednak to, że coś jesteśmy w stanie zrobić, nie oznacza, że powinniśmy.

Osobiście nie wyobrażam sobie przeznaczenia jakiegokolwiek dodatkowego czasu na analizowanie przychodów, obliczanie składek czy składanie pism w odpowiednich urzędach. Posiadanie własnej księgowej, której możemy spytać o cokolwiek, co nas trapi, to bardzo duży komfort i oszczędność cennego czasu (szczególnie, że w przeciwnym wypadku korzystalibyśmy z usług niezawodnego przecież Internetu). Ponadto, o ile zwykłe rozliczenia nie są trudne, o tyle problem może pojawić się na przykład wtedy, gdy chcemy zatrudnić podwykonawcę i trzeba stworzyć, a potem rozliczyć jego PIT do umowy o dzieło.

Podczas wybierania księgowej istotne jest, aby sprawdzić czy jest ona ubezpieczona, dzięki temu w momencie jakiejkolwiek pomyłki, to ona odpowiadać będzie za to finansowo.

…i zaufani podwykonawcy

Możemy starać się z całych sił, jednak nigdy nie będziemy w stanie zrobić wszystkiego sami, a przynajmniej nie wtedy, gdy chcemy zrobić to dobrze. Jeśli planujecie długofalową działalność, warto już od samego początku szukać zaufanych i dobrze zorganizowanych podwykonawców, na których można polegać. Mowa tutaj o programistach, koderach, tłumaczach, drukarni, copywriterach oraz wielu innych, niezwykle istotnych osobach, które akurat nie przyszły mi na myśl. Zapewni to nam większy komfort i poprawi wizerunek w oczach klienta – bo będziemy w stanie zaproponować mu kompleksową obsługę.

Podczas prac warto pomyśleć także o takich osobach, które działają podobnie jak my, a może nawet mają podobny styl tworzenia. Dzięki temu w momencie dużego obciążenia, wypadków losowych, albo po prostu wakacji, będziemy w stanie pożyczyć klienta komuś innemu, a potem spokojnie i bez obaw do niego powrócić.

A Wy prowadzicie działalność, albo o tym myślicie? Jakie są Wasze przepisy na sukces i najważniejsze, biznesowe wartości?